home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / save10.zip / SAVINGS1.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-03-11  |  47KB  |  1,122 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                         Savings Account Management Program
  15.  
  16.                                    Version 1.0
  17.  
  18.                                         by
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                                   Marilyn Price
  23.  
  24.                                     M. P. Data
  25.                                  113 Foxport Dr.
  26.                             Kingsport, Tennessee 37664
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.          Copyright 1989 by M. P. Data.  All Rights Reserved.
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                                  September 1989
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.                        Savings Account Management Program
  61.  
  62.                                Table of Contents
  63.  
  64. Introduction..............................................................    2
  65. Getting Started...........................................................    4
  66. To Run....................................................................    5
  67. Help......................................................................    7
  68. First Appearances.........................................................    7
  69. Initializing the data files...............................................    8
  70.  
  71. Main Menu.................................................................    9
  72.  
  73. Enter Transactions........................................................   11
  74.      Enter transactions...................................................   12
  75.  
  76. Corrections...............................................................   14
  77.      Correct transactions.................................................   15
  78.  
  79. Deletions.................................................................   17
  80.      Delete transactions..................................................   18
  81.      Delete all before specified date.....................................   20
  82.  
  83. Reports...................................................................   21
  84.      Transaction Register.................................................   23
  85.      List Regular Withdrawals Only........................................   25
  86.      List Regular Deposits................................................   27
  87.      List Automatic Teller Deposits.......................................   29
  88.      List Automatic Teller Withdrawals....................................   31
  89.      List All Budget Categories...........................................   33
  90.      Transactions in a Category...........................................   34
  91.      Transactions in Category/All Categories..............................   37
  92.      Annual Expenditure Report............................................   39
  93.      Annual Income Report.................................................   41
  94.      Summary Report.......................................................   44
  95.  
  96. Utilities.................................................................   46
  97.      Name Change..........................................................   47
  98.      Category Maintenance.................................................   47
  99.      System Customization.................................................   48
  100.      Find by Contents.....................................................   50
  101.      Sort Transactions by Date............................................   51
  102.  
  103. Cursor Key Movements......................................................   53
  104. Play Suggestions..........................................................   54
  105. To Transfer Data from a Floppy Diskette to a Hard Disk....................   55
  106. Multiple Accounts.........................................................   55
  107. Special Tips..............................................................   56
  108. Glossary..................................................................   56
  109. Messages..................................................................   58
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                                      Page 1
  118.  
  119.                        Savings Account Management Program
  120.  
  121.                                   Introduction
  122.  
  123.      This program manages a savings account's records.  It is essentially a
  124. passbook register with the following capabilities:
  125.  
  126. 1.   Create all the data files needed.
  127.  
  128. 2.   Enter all forms of savings account transactions, including:
  129.           Withdrawals,
  130.           Deposits,
  131.           Automatic Teller withdrawals,
  132.           Automatic Teller deposits,
  133.           Bank charges,
  134.           Interest.
  135.  
  136. 3.   Correct any portion of any of the above transactions.
  137.  
  138. 4.   Delete transactions.  Transactions may be either deleted singly (for
  139.      example, a voided deposit) or as a group (all transactions before a given
  140.      date).  The second option is used for file management.
  141.  
  142. 5.   Generate reports.  Reports that can be generated by this program are:
  143.  
  144.      A.   Transaction_Register - a listing of all transactions in the order
  145.           entered.  You will be asked to supply dates defining the interval you
  146.           wish displayed.  Only those transactions in the interval will be
  147.           listed.  This report can be displayed on the screen or listed on a
  148.           printer.
  149.  
  150.      B.   Regular_Withdrawals_Only - a listing of all regular withdrawals in
  151.           the order entered.  You will be asked to supply dates defining the
  152.           interval you wish displayed.  Only those regular withdrawals in the
  153.           interval will be listed.  The total money for the listed transactions
  154.           is also displayed.  This report can be displayed on the screen or
  155.           listed on a printer.
  156.  
  157.      C.   Regular_Deposits - A listing of all regular deposits in the order
  158.           entered.  Automatic teller deposits are not listed here.  They are
  159.           included in the list of Automatic Teller Deposits.  You will be asked
  160.           to supply dates defining the interval you wish displayed.  Only those
  161.           regular deposits with dates in the interval will be listed.  The
  162.           total money for the listed transactions is also displayed.  This
  163.           report can be displayed on the screen or listed on a printer.
  164.  
  165.      D.   List_of_all_Automatic_Teller_Deposits - a listing of all automatic
  166.           teller deposits, in the order entered.  You will be asked to supply
  167.           dates defining the interval you wish displayed.  Only those automatic
  168.           teller deposits with dates in the interval will be listed.  The total
  169.           money for the listed transactions is also displayed.  This report can
  170.           be displayed on the screen or listed on a printer.
  171.  
  172.      E.   List_of_all_Automatic_Teller_Withdrawals - a listing of all automatic
  173.           teller withdrawals, in the order entered.  You will be asked to
  174.           supply dates defining the interval you wish displayed.  Only those
  175.  
  176.                                      Page 2
  177.  
  178.                        Savings Account Management Program
  179.  
  180.           automatic teller withdrawals with dates in the interval will be
  181.           listed.  The total money for the listed transactions is also
  182.           displayed.  This report can be displayed on the screen or listed on a
  183.           printer.
  184.  
  185.      F.   List_of_all_current_categories - a listing of all categories
  186.           currently in use in your data file in alphabetical order.  This
  187.           report can be displayed on the screen or listed on a printer.
  188.  
  189.      G.   Transactions_in_a_category - a listing of all transactions in the
  190.           order entered which have the same category.  You will be asked to
  191.           supply dates defining the interval you wish displayed and the
  192.           category you wish displayed.  Only those transactions in the interval
  193.           and exactly matching the category will be listed.  The total money
  194.           for the listed transactions is also displayed.  Deposits and
  195.           withdrawals will be totaled separately.  This report can be displayed
  196.           on the screen or listed on a printer.
  197.  
  198.      H.   Transactions_in_category_for_all_categories - a listing of all
  199.           transactions, in the order entered, arranged by category.  You will
  200.           be asked to supply dates defining the interval you wish considered.
  201.           All categories represented by transactions within this interval will
  202.           appear on the report, each beginning on a fresh page.  The total
  203.           money for the listed transactions is also displayed.  Deposits and
  204.           withdrawals will be totaled separately.  The categories will appear
  205.           in alphabetical order.  This report, which can take several pages to
  206.           print, can only be printed on a printer.  It is not available for
  207.           screen display.  For screen display of any one category, use the
  208.           report described above.
  209.  
  210.      I.   Annual_Expenditure_Report - lists a table of the total amounts spent
  211.           per month for every category.  Totals are given for each month and
  212.           each category.  The average monthly expenditure for each category is
  213.           also displayed.  Budget categories are displayed in alphabetical
  214.           order.  You will be asked to supply the last two digits of the year
  215.           the report is to cover.  This report can be displayed on the screen
  216.           or listed on a printer.
  217.  
  218.      J.   Annual_Income_Report - lists a table of the total amounts deposited
  219.           per month for every category.  Totals are given for each month and
  220.           each category.  The average monthly income for each category is also
  221.           displayed.  Categories are displayed in alphabetical order.  You will
  222.           be asked to supply the last two digits of the year the report is to
  223.           cover.  This report can be displayed on the screen or listed on a
  224.           printer.
  225.  
  226.      K.   Summary_Report - lists the total expenditures and deposits for the
  227.           account for each month and the total for the year.  This report can
  228.           be displayed on the screen or listed on a printer.
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.                                      Page 3
  236.  
  237.                        Savings Account Management Program
  238.  
  239. This is a user supported program.  Address any questions or comments to:
  240.  
  241.                               Marilyn Price
  242.                               M. P. Data
  243.                               113 Foxport Dr.
  244.                               Kingsport, Tennessee 37664
  245.                               (615) 349-7744
  246.  
  247.      If you feel this is a useful program, please send $25 to the above
  248. address.  As a registered user, you will be informed of any updates to this
  249. program and receive a printed copy of this user manual.  Functional changes to
  250. this program will be considered and may require an additional fee.
  251.  
  252.      M. P. Data is available for other program development, computer services,
  253. and consultation.  Contact M. P. Data for your computing needs.
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.                                 Getting Started
  265.  
  266.      You received a disk containing the Savings Account Management program
  267. (SAVINGS.EXE) and a listing of this documentation (SAVINGS.DOC).  Before
  268. running the program the first time, list this document.  Copy the program
  269. (SAVINGS.EXE) to a new disk.  Use this new disk as your working copy and keep
  270. the other in a safe place.  Feel free to share copies of this program with
  271. other users.  The Savings Account Management program is user supported software
  272. and copying it is encouraged.
  273.  
  274.      If the program and data files are kept on the same disk, the data files
  275. will have room for approximately 2000 transactions.  If the program and data
  276. are kept on separate disks, the data files will have room for approximately
  277. 3000 transactions.
  278.  
  279.      Minimum configuration for this program is as follows.  It needs at least
  280. 192K free RAM, one or two disk drives, and a monitor.  It supports both color
  281. and monochrome monitors.  It was developed using PC-DOS 2.10.  It is written in
  282. MS Pascal and Assembler and is available in compiled form only.  Both program
  283. and data may be placed on a hard disk.
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.                                      Page 4
  295.  
  296.                        Savings Account Management Program
  297.  
  298.                                      To Run
  299.  
  300.      Depending on your computer system, use one of the following sets of
  301. instructions.
  302.  
  303. A.   One diskette drive with program and data kept on the same disk.
  304.  
  305.      1.   Start your computer, using your DOS disk, providing the date and time
  306.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  307.           program disk in drive A:.
  308.  
  309.      2.   Type SAVINGS and press <enter>.  The program will guide you from here
  310.           on.
  311.  
  312. B.   One diskette drive with program and data kept on separate disks.
  313.      (Not recommended)
  314.  
  315.      1.   Start your computer, using your DOS disk, providing the date and time
  316.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  317.           program disk in drive A:.
  318.  
  319.      2.   Type SAVINGS and press <enter>.  Once the title screen appears,
  320.           remove the program disk and insert the data disk.  The program will
  321.           guide you from here on.  (NOTE:  This option cannot be customized.)
  322.  
  323. C.   Two diskette drives with program and data kept on separate disks.
  324.  
  325.      1.   Start your computer, using your DOS disk providing the date and time
  326.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  327.           program disk in drive B:.
  328.  
  329.      2.   Insert the data disk in drive A:.
  330.  
  331.      3.   Type B:SAVINGS and press <enter>.  The program will guide you from
  332.           here on.
  333.  
  334. D.   Hard disk system with program and data in same subdirectory.
  335.  
  336.      1.   Start your computer, providing the date and time as requested.  At
  337.           the C> prompt, change directories so that the data directory is the
  338.           current directory.
  339.  
  340.      2.   Type SAVINGS and press <enter>.  The program will guide you from here
  341.           on.
  342.  
  343. E.   Hard disk system with program and data in separate subdirectories.
  344.      (Before following these instructions, enter a PATH command which includes
  345.      the directory containing the copy of the program - see your DOS manual for
  346.      details about this command.)
  347.  
  348.      1.   Start your computer, providing the date and time as requested.  At
  349.           the C> prompt, change directories so that the data directory is the
  350.           current directory.
  351.  
  352.  
  353.                                      Page 5
  354.  
  355.                        Savings Account Management Program
  356.  
  357.      2.   Type SAVINGS and press <enter>.  The program will guide you from here
  358.           on.
  359.  
  360.      From these directions, you may have surmised that the data must be on the
  361. default drive and in the current directory for the program to find it.  The
  362. program can be kept somewhere else, as long as the PATH command has been set
  363. for the subdirectory containing the program file.
  364.  
  365.      "Playing" around with the program to get the feel of it before entering
  366. your current checks is strongly recommended.  The following pages will clarify
  367. the different functions built into this program and offer some suggestions of
  368. things to try during the exploration.
  369.  
  370.  
  371.  
  372. Instructions for switching data files from a diskette environment to a hard
  373. disk setting are included at the end of this document.
  374.  
  375.  
  376.  
  377. Instructions for setting up multiple accounts are also at the end of this
  378. document.
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.                                      Page 6
  413.  
  414.                        Savings Account Management Program
  415.  
  416.                                       Help
  417.  
  418.      At any time the program is waiting for input, you may press <F1> and get
  419. help for the particular activity that you are doing.  The help message will
  420. appear on the bottom five lines of the screen and will disappear when you press
  421. any other key.  Some of the messages are longer and take two or three screens
  422. to display.  They will disappear after the last information has been displayed.
  423. The longer messages are all associated with menus.
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.                                First Appearances
  435.  
  436.      The first time this version of the program is run, a question appears
  437. asking if your data will be kept on a floppy or hard disk system.  Once this
  438. question has been answered, you will never see it again.
  439.  
  440.      When the program starts, the first screen to appear is a cover screen
  441. giving a brief statement of the program and the fact that it is user supported.
  442. Pressing <F1> at this screen will produce an overview of the program.  Pressing
  443. any other key will continue execution.
  444.  
  445.      If this is the first time the program has been run, or if the data files
  446. have been deleted, the next thing you will see is the initialization sequence.
  447. (See Initializing the data files.)
  448.  
  449.      If the data files are on diskettes, the next screen you see will tell you
  450. approximately how many more transactions you can add to your current files.  If
  451. this number is getting low, please see the deletion sequences to shrink the
  452. file.  This is just for your information and to warn you if you are running out
  453. of disk space.  This service is not provided for those keeping their data on a
  454. hard disk system.
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.                                      Page 7
  472.  
  473.                        Savings Account Management Program
  474.  
  475.                           Initializing the Data Files
  476.  
  477.      The very first time this program is run, it will ask if the data is to be
  478. kept on a floppy diskette (Y or N).  Press the letter <Y> then <enter> if the
  479. data files will be on diskettes.  Press the letter <N> then <enter> if the data
  480. files will be on a hard disk or other high capacity (over 2M) storage device.
  481. If you ever need to change this information, see the directions near the end of
  482. this document.
  483.  
  484.      This step is initiated automatically the first time the program is run.
  485. The disk is checked for the presence of the data files.  If they are not on the
  486. default disk, they will be created.  You will be asked a series of questions
  487. about your savings account.  This is to make your computerized account similar
  488. to your bank account.  The following screen will appear:
  489.  
  490.          ╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗
  491.          ║  Initializing Account                                     ║
  492.          ║                                                           ║
  493.          ║  Creating the files needed for this program.              ║
  494.          ║                                                           ║
  495.          ║  Please enter the name to be associated with this account ║
  496.          ║  (40 characters max).                                     ║
  497.          ║  ┌────────────────────────────────────────┐               ║
  498.          ║  └────────────────────────────────────────┘               ║
  499.          ╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝
  500.  
  501. Type in the name you want placed on this account (example - Mr. and Mrs.  John
  502. Q. Public) then press <enter>.  Up to 40 characters and spaces will be
  503. retained.  This name will appear at the top of most reports and on the menu
  504. screens for several of the functions.  This name can be changed at any time.
  505. See "Name Change" on the Utility Menu for details on this.
  506.  
  507.      Once the name has been entered, the following will be added to the screen:
  508.  
  509.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  510.           ║  Please enter the initial balance for this account       ║
  511.           ║         .00                                              ║
  512.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  513.  
  514. Enter the initial balance for this account.  This can be your current balance
  515. for an existing account, the new balance for a brand new account, or the
  516. balance at any point you choose.  Pressing the decimal point will align the
  517. amount.  If the initial balance is $500.00, the extra zeroes need not be
  518. explicitly entered.  The minimum amount to be entered in this case is <5> <0>
  519. <0> <enter>.  If no initial balance is desired, press <enter> only.
  520.  
  521.  
  522.      Once the initial balance has been entered, the files are fully initialized
  523. and the program is ready to go.  The number of transactions that may be added
  524. to the files are displayed (if the data is on diskette).
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.                                      Page 8
  531.  
  532.                        Savings Account Management Program
  533.  
  534.                                    Main Menu
  535.  
  536. The Main Menu looks like this:
  537.  
  538.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  539.           ║              Savings Account Management Program          ║
  540.           ║ Account: (account name)                        Main Menu ║
  541.           ║ Current Balance:  xxxxx.xx                               ║
  542.           ║                                                          ║
  543.           ║                   (Q)uit                                 ║
  544.           ║                   (E) Enter Transactions                 ║
  545.           ║                   (C) Corrections                        ║
  546.           ║                   (D) Deletions                          ║
  547.           ║                   (B) Bank Statement Reconciliation      ║
  548.           ║                   (R) Reports                            ║
  549.           ║                   (U) Utilities                          ║
  550.           ║                                                          ║
  551.           ║      Enter your choice                                   ║
  552.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  553.  
  554. When this first appears, the first option (Quit) is highlighted in reverse
  555. video.  Use the arrow keys to move up and down the list until the function you
  556. wish to use is highlighted.  Press <enter> to select that option.  An alternate
  557. form of selecting an option on this menu is to press the letter which appears
  558. inside the parentheses (R for Reports, for example).  The help screen for this
  559. menu is longer than most of the rest - in fact, it covers two full screens.
  560. The information on those screens is included in the following explanations of
  561. each option.
  562.  
  563. Quit - Selecting the quit option returns you to the DOS prompt (A> or C>).
  564.  
  565. Enter transactions - This option allows you to enter information about a
  566.      transaction (withdrawal, deposit, automatic teller transaction).
  567.  
  568. Corrections - This option allows you to change the entered information on any
  569.      transaction in the file.  If the amount is changed, this change is
  570.      reflected in the displayed balance.  The Corrections screen will ask you
  571.      to specify the type of transaction being corrected.
  572.  
  573. Deletions - This option allows you to delete a specific transaction or remove
  574.      obsolete records.  The Deletion menu will have you specify which you want.
  575.      If a specific transaction is deleted, the amount of that transaction is
  576.      removed completely.  If it was a debit, the amount will return to your
  577.      account.  If it was a credit, the amount will be removed from your
  578.      balance.  The requested record will be displayed and you must verify it is
  579.      the one to be deleted.  Once deleted, a record cannot be reactivated.  If
  580.      the Delete All option is selected, you will be asked to specify a date.
  581.      All transactions with dates prior to that date will be deleted.  It is
  582.      strongly recommended that you make a back-up copy of the data files before
  583.      using this option.  Once deleted, the records cannot be recovered.
  584.  
  585. Reports - This option presents the report menu which allows you to choose among
  586.      the eleven reports available.  (See Reports).
  587.  
  588.  
  589.                                      Page 9
  590.  
  591.                        Savings Account Management Program
  592.  
  593. Utilities - This option presents the Utility menu, which enables some
  594.      specialized functions to do the following:  allow you to change the
  595.      account name, allow you to globally change a category from one name to
  596.      another, allow you to customize the program, allow you to find a
  597.      transaction based on the contents of the "Memo" field, and allow you to
  598.      sort the data file by date.  (See Utilities).
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.                                     Page 10
  649.  
  650.                        Savings Account Management Program
  651.  
  652.                              Entering Transactions
  653.  
  654.      This option allows you to enter information about a transaction
  655. (withdrawal, deposit, automatic teller transaction).
  656.  
  657. The Enter Menu looks like this:
  658.  
  659. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  660. ║                    Savings Account Management Program                       ║
  661. ║ Account:  (account name)                                      Entry Menu    ║
  662. ║ Current Balance: xxxxx.xx                                                   ║
  663. ║                                                                             ║
  664. ║                       (Q)uit                                                ║
  665. ║                       (W) Enter a withdrawal                                ║
  666. ║                       (D) Enter a deposit                                   ║
  667. ║                       (T) Enter a AutoTeller Withdrawal                     ║
  668. ║                       (A) Enter a AutoTeller Deposit                        ║
  669. ║                       (C) Enter a Service Charge                            ║
  670. ║                       (I) Enter interest                                    ║
  671. ║                                                                             ║
  672. ║                       Enter your choice:                                    ║
  673. ║                                                                             ║
  674. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  675.  
  676. When this menu appears, the first option (Quit) is highlighted by reverse
  677. video.  Use the cursor keys (up and down) to change transaction types until
  678. your choice is highlighted.  Press <enter> to select the highlighted type.  Or,
  679. press the letter in parenthesis to select the option.
  680.  
  681. Options are:
  682.  
  683. (Q)uit -    Return to the Main Menu.
  684.  
  685. (W) Enter a withdrawal - Enter the details for a regular withdrawal.
  686.  
  687. (D) Enter a deposit - Enter the details for a regular deposit.
  688.  
  689. (T) Enter a AutoTeller Withdrawal - Enter the details for an automatic teller
  690.             withdrawal.
  691.  
  692. (A) Enter a AutoTeller Deposit - Enter the details for an automatic teller
  693.             deposit.
  694.  
  695. (C) Enter a Service Charge - Enter the details for a service charge.
  696.  
  697. (I) Enter interest - Enter the details for interest.
  698.  
  699.      The displayed balance is the current account balance.  As soon as a
  700. transaction is marked as satisfactory, the amount is added to or subtracted
  701. from the balance and the display is changed.
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.                                     Page 11
  708.  
  709.                        Savings Account Management Program
  710.  
  711.                                Enter Transactions
  712.  
  713.      All transactions have the same general entry appearance.  When entering a
  714. transaction, the screen changes to this:
  715.  
  716.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  717.           ║ Entering transactions for account   (account name)       ║
  718.           ║                                                          ║
  719.           ║ Enter [transaction type]                                 ║
  720.           ║                                                          ║
  721.           ║   Date  __/__/__                  Amount ______.00       ║
  722.           ║                                                          ║
  723.           ║   Category __________                                    ║
  724.           ║                                                          ║
  725.           ║   Memo ___________________________________________       ║
  726.           ║                                                          ║
  727.           ║   Reference ___________                                  ║
  728.           ║                                                          ║
  729.           ║   Satisfied?    X          Or Abort?   X                 ║
  730.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  731.  
  732. The phrase [transaction type] will be replaced with the actual type chosen
  733. (Withdrawal, Deposit, Automatic Teller Withdrawal, etc.).
  734.  
  735.      Use the cursor keys to move from field to field, filling in the pertinent
  736. details.  Each field is described below.  Cursor keys are detailed near the end
  737. of this manual.
  738.  
  739. Fields:
  740.  
  741. Date - The date of this transaction.  It must be a valid date (February 30 is
  742.      not a valid date).  Dates in the future are not allowed (unless changed by
  743.      customization).  "The future" is deemed to be any day after the entered
  744.      system date.  If the date is invalid, the program will not allow you to
  745.      leave this field.  Press <enter> or <tab> to move to the next field.  A
  746.      <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu without
  747.      adding this transaction to the data file.  This field is prefilled with
  748.      the system date for the first transaction, each time the program is run.
  749.      If you change the date, this new date is repeated for the next
  750.      transaction.
  751.  
  752. Amount - The amount of the transaction.  Only leading blanks, valid digits, and
  753.      a decimal point are allowed in this field.  Pressing the decimal point
  754.      will align the amount in the field.  Pressing <enter> or pressing <tab>
  755.      are two ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this
  756.      field will return you to the Enter Menu without adding this transaction to
  757.      the data file.  This amount is subtracted from the balance if this is a
  758.      withdrawal, added to the balance if it is a deposit, as soon as the
  759.      transaction is marked as satisfactory.  If the amount is left zero when
  760.      you indicate you are satisfied with the transaction, you will be asked if
  761.      you want to void, edit, or quit.  Void will enter the transaction with a
  762.      zero amount.  Edit will allow you to change the transaction as it appears.
  763.      Quit will ignore this transaction.
  764.  
  765.  
  766.                                     Page 12
  767.  
  768.                        Savings Account Management Program
  769.  
  770. Budget Category - A ten character field used to classify transactions for the
  771.      Annual Expenditure Report, Annual Income Report, and the Transactions in a
  772.      Category Report.  Up to fifty unique categories can be used.  These
  773.      categories are your choice.  As you enter letters into this field, they
  774.      will be converted from lower to upper case.  This decreases the chance of
  775.      a mismatch.  Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the
  776.      next field.  A <Q> pressed while in this field is assumed to be part of
  777.      the category and will not return you to the Enter Menu.  Deposit
  778.      categories do not affect the Annual Expenditure Report.  Please note: the
  779.      program does not distinguish between deposit and withdrawal categories for
  780.      reporting purposes.
  781.  
  782. Memo - A forty character field for entering any additional details you wish
  783.      kept about this transaction.  There are few restraints for this field.
  784.      Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A
  785.      <Q> pressed while in this field is assumed to be part of the memo and will
  786.      not return you to the Enter Menu.
  787.  
  788. Reference - A ten character field for whatever purpose you may assign it.  It
  789.      was requested as a place to enter a reference transaction number.  The
  790.      program will print and display this information, but has no other specific
  791.      use for it.
  792.  
  793. Satisfied? - If the transaction, as you see it on the screen is the way you
  794.      want it to appear in the permanent copy, position the cursor in the box
  795.      following Satisfied? and press <enter>.  A <Q> pressed while in this box
  796.      will return you to the Enter Menu without adding this withdrawal to the
  797.      data file.  Pressing <enter> here is the only way to add this transaction
  798.      to the data file.  If the amount is left zero when you indicate you are
  799.      satisfied with the transaction, you will be asked if you want to void,
  800.      edit, or quit.  Void will enter the transaction with a zero amount.  Edit
  801.      will allow you to change the transaction as it appears.  Quit will ignore
  802.      this transaction.
  803.  
  804. Abort? - If the transaction, as you see it on the screen is not the way you
  805.      want it to appear in the permanent copy, position the cursor in the box
  806.      following Abort? and press <enter>.  This will return you to the Enter
  807.      Menu without adding this transaction to the data file.
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.                                     Page 13
  826.  
  827.                        Savings Account Management Program
  828.  
  829.                                   Corrections
  830.  
  831.  
  832.      This option allows you to change the entered information on any
  833. transaction in the file.  If the amount is changed, this change is reflected in
  834. the displayed balance.  The Corrections screen will ask you to specify the type
  835. of transaction being corrected.
  836.  
  837. The Correction menu screen looks like this:
  838.  
  839. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  840. ║                    Savings Account Management Program                       ║
  841. ║ Account:  (account name)                                    Correct Menu    ║
  842. ║ Current Balance: xxxxx.xx                                                   ║
  843. ║                                                                             ║
  844. ║                       (Q)uit                                                ║
  845. ║                       (W) Correct a withdrawal                              ║
  846. ║                       (D) Correct a deposit                                 ║
  847. ║                       (T) Correct an AutoTeller Withdrawal                  ║
  848. ║                       (A) Correct an AutoTeller Deposit                     ║
  849. ║                       (C) Correct a Service Charge                          ║
  850. ║                       (I) Correct interest                                  ║
  851. ║                                                                             ║
  852. ║                       Enter your choice:                                    ║
  853. ║                                                                             ║
  854. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  855.  
  856. When the menu appears, the first option (Quit) is highlighted in reverse video.
  857. Use the arrow keys (up and down) to highlight the type of transaction you wish
  858. to correct.  When the correct one is highlighted, press <enter> to select it.
  859.  
  860. Options:
  861.  
  862. Quit - Return to the Main Menu.
  863.  
  864. Correct a withdrawal - Correct the details for a regular withdrawal.
  865.  
  866. Correct a deposit - Correct the details for a regular deposit.
  867.  
  868. Correct an AutoTeller Withdrawal - Correct the details for an automatic teller
  869.      withdrawal.
  870.  
  871. Correct an AutoTeller Deposit - Correct the details for an automatic teller
  872.      deposit.
  873.  
  874. Correct a Service Charge - Correct the details for a service charge.
  875.  
  876. Correct interest - Correct the details for an interest transaction.
  877.  
  878. Pressing the letter in parentheses is another way to select the desired option.
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.                                     Page 14
  885.  
  886.                        Savings Account Management Program
  887.  
  888.                               Correct Transactions
  889.  
  890.      All transactions have the same general correction process.  When
  891. correcting a transaction, the screen changes to the following:
  892.  
  893.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  894.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  895.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  896.           ║                                                          ║
  897.           ║ [transaction type]                                       ║
  898.           ║                                                          ║
  899.           ║      Date?  __/__/__                                     ║
  900.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  901.  
  902. The phrase [transaction type] will be replaced with the actual type chosen
  903. (Deposit, Withdrawal, Automatic Teller, etc.).
  904.  
  905. Enter the date on the transaction you want to correct.  It must be a valid date
  906. (February 30 is not a valid date), and must match the one on the actual
  907. transaction as it appears in the file.  Press <enter> when the date is correct.
  908.  
  909.      The program searches for the proper transaction type with that date.
  910. There are three possible outcomes to this search.
  911.           1.  The requested transaction is not found.
  912.           2.  More than one transaction of that type for that date is found.
  913.           3.  The requested transaction is found.
  914.  
  915. Case 1:  The screen displays:
  916.  
  917.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  918.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  919.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  920.           ║                                                          ║
  921.           ║      Not found                                           ║
  922.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  923.  
  924. Check the date you entered.  It must be an exact match.  Press any key to
  925. continue.  The screen will clear and you will see the Correction menu.
  926.  
  927. Case 2:  The screen displays:
  928.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  929.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  930.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  931.           ║                                                          ║
  932.           ║ More than one found.  Indicate which you want (1, 2, 3..)║
  933.           ║                                                          ║
  934.           ║   xxx.xx                                                 ║
  935.           ║    xx.xx                                                 ║
  936.           ║  xxxx.xx                                                 ║
  937.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  938.  
  939. You have more than one transaction of this type for that date.  The amounts for
  940. all such transactions made on that day are displayed.  Select the one you want.
  941. If you want the first on the list, press <1> then <enter>.  If the one you want
  942.  
  943.                                     Page 15
  944.  
  945.                        Savings Account Management Program
  946.  
  947. isn't on this list, press <0> then <enter>.  The one selected will appear on
  948. the screen in the same form as case 3 below.  If you enter a number larger than
  949. the list is long (for example, you enter 4 and there are only 3 amounts on the
  950. screen), you will receive a warning that the number is out of range.  Please
  951. reenter your selection, keeping within the range.
  952.  
  953. Up to forty transactions may appear.  If you have more than forty transactions
  954. of this type for this date, only the first forty will be shown.
  955.  
  956. Case 3:  The screen displays:
  957.  
  958.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  959.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  960.           ║                                                          ║
  961.           ║ [transaction type]                                       ║
  962.           ║                                                          ║
  963.           ║   Date  xx/xx/xx                  Amount ___xxx.xx       ║
  964.           ║                                                          ║
  965.           ║   Category XXXXXXXXXX                                    ║
  966.           ║                                                          ║
  967.           ║   Memo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx       ║
  968.           ║                                                          ║
  969.           ║   Reference XXXXXXXXXXX                                  ║
  970.           ║                                                          ║
  971.           ║   Satisfied?    X          Or Abort?   X                 ║
  972.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  973.  
  974. The screen will be displaying the transaction you requested.  You may now use
  975. the arrow keys to make any changes you need to for this transaction.  When
  976. satisfied with the changes, position the cursor on the box following satisfied
  977. and press <enter>.  This will change the transaction in the file to match the
  978. one on the screen, then return you to the Correction menu.
  979.  
  980.      If the amount is left zero when you indicate you are satisfied with the
  981. transaction, you will be asked if you want to void, edit, or quit.  Void will
  982. enter the transaction with a zero amount.  Edit will allow you to change the
  983. transaction as it appears.  Quit will ignore any changes made.
  984.  
  985.      If you don't want to change this one, or make a mistake and change the
  986. wrong items, position the cursor on the box following abort and press <enter>.
  987. This will return you to the Correction menu without making any changes to the
  988. transaction in the file.
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.                                     Page 16
  1003.  
  1004.                        Savings Account Management Program
  1005.  
  1006.                                    Deletions
  1007.  
  1008.      This option allows you to remove a specific transaction or remove obsolete
  1009. records.  The Deletion menu will ask you to specify which you want.  If a
  1010. specific transaction is deleted, the amount of that transaction is removed
  1011. completely.  If it was a debit, the amount will return to your account.  If it
  1012. was a credit, the amount will be removed from your balance.  The requested
  1013. record will be displayed and you must verify it is the one to be deleted.  Once
  1014. deleted, a record cannot be reactivated.
  1015.  
  1016.      If the Delete All option is selected, you will be asked to specify a date.
  1017. All cleared transactions with dates prior to that date will be deleted.
  1018.  
  1019.      It is strongly recommended that you make a back-up copy of the data files
  1020. before using this option.  Once deleted, the records cannot be recovered.  They
  1021. may be reentered.
  1022.  
  1023. The Deletion menu:
  1024.  
  1025.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1026.           ║            Savings Account Management Program            ║
  1027.           ║Account: (account name)                      Deletion Menu║
  1028.           ║                                                          ║
  1029.           ║             (Q)uit                                       ║
  1030.           ║             (1) Delete Withdrawal                        ║
  1031.           ║             (2) Delete Deposit                           ║
  1032.           ║             (3) Delete Auto-Teller Withdrawal            ║
  1033.           ║             (4) Delete Auto-Teller Deposit               ║
  1034.           ║             (5) Delete Bank Charge                       ║
  1035.           ║             (6) Delete Interest                          ║
  1036.           ║             (7) Delete all before specified date         ║
  1037.           ║                                                          ║
  1038.           ║       Enter your choice:  _                              ║
  1039.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1040.  
  1041. When this menu first appears, the first option (Quit) is highlighted in reverse
  1042. video.  Use the arrow keys (up and down) to maneuver the highlighting to the
  1043. option you want.  Press <enter> when the option you wish is highlighted.  As an
  1044. alternate on this menu, you may press the number in parentheses to select the
  1045. option associated with that letter.  For example, to delete an interest entry,
  1046. either move the highlighting to the line saying Delete Interest and press
  1047. <enter> or press <6> only.
  1048.  
  1049. The options on this menu are:
  1050.  
  1051. Quit - Return to the Main Menu.
  1052.  
  1053. Delete Withdrawal - Delete a regular withdrawal.
  1054.  
  1055. Delete Deposit - Delete a regular deposit.
  1056.  
  1057. Delete Auto-Teller Withdrawal - Delete an automatic teller withdrawal.
  1058.  
  1059. Delete Auto-Teller Deposit - Delete an automatic teller deposit.
  1060.  
  1061.                                     Page 17
  1062.  
  1063.                        Savings Account Management Program
  1064.  
  1065. Delete Bank Charge - Delete a bank service or other charge.
  1066.  
  1067. Delete Interest - Delete an interest entry.
  1068.  
  1069. Delete all before specified date - Delete all transactions with dates which are
  1070.      earlier than the date you will be asked to provide.
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.                               Delete Transactions
  1075.  
  1076.     All transactions have the same general deletion process.  When deleting a
  1077. transaction, the screen changes to the following:
  1078.  
  1079.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1080.           ║ Deleting transactions for account (account name)         ║
  1081.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1082.           ║                                                          ║
  1083.           ║ [transaction type]                                       ║
  1084.           ║                                                          ║
  1085.           ║      Date?  __/__/__                                     ║
  1086.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1087.  
  1088. The phrase [transaction type] will be replaced with the actual type chosen
  1089. (Deposit, Automatic Teller Withdrawal, Withdrawal, etc.).
  1090.  
  1091. Enter the date on the transaction you want to delete.  It must be a valid date
  1092. (February 30 is not a valid date), and must match the one on the actual
  1093. transaction as it appears in the file.  Press <enter> when the date is correct.
  1094.  
  1095.      The program searches for the proper transaction type with that date.
  1096. There are three possible outcomes to this search.
  1097.  
  1098.           1.  The requested transaction is not found.
  1099.           2.  More than one transaction of that type for that date is found.
  1100.           3.  The requested transaction is found.
  1101.  
  1102. Case 1:  The screen displays:
  1103.  
  1104.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1105.           ║ Deleting transactions for account (account name)         ║
  1106.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1107.           ║                                                          ║
  1108.           ║ [transaction type]                                       ║
  1109.           ║                                                          ║
  1110.           ║      Date?  xx/xx/xx                                     ║
  1111.           ║                                                          ║
  1112.           ║      Not found                                           ║
  1113.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1114.  
  1115. Check the date you entered.  It must be an exact match.  Press any key to
  1116. continue.  The screen will clear and you will see the Deletion menu.
  1117.  
  1118. Case 2:  The screen displays:
  1119.  
  1120.                                     Page 18
  1121.  
  1122.